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Fica Dica 08 - Correspondências Coorporativas

A dica dessa semana é a redação de ofícios. Você sabia que existe um manual de redação da presidência da república que pode ser usado como normativa para correspondências corporativas? 

O documento está disponível no site da federação e pode ser consultado e utilizado como modelo para elaboração de ofícios. https://apaepr.org.br/fl/normal/98969-manualredpr2aed.pdf

Lembramos que o texto deve ser sempre impessoal, sem impressões pessoais, quem escreve geralmente é a instituição e não o seu representante. Evitando interpretações que poderiam decorrer de um tratamento personalista. 

As comunicações devem ser formais, obedecer regras, padrões e uniformidade. Evitar gírias e jargões. 

A escrita deve ser concisa, evitar excessos que nada acrescentam, elaboração de forma objetiva. 

A elaboração de ofícios deve seguir uma numeração contínua, tamanho da letra e fonte padrões, espaçamentos e parágrafos de acordo com o modelo padrão de diagramação. Outra coisa importante é a padronização da nomenclatura utilizada para salvar os arquivos. O uso padrão do nome dos ofícios facilita tanto para quem recebe como para quem envia o documento. 

Sugestão: 

Criar no computador uma pasta com o ANO, dentro da pasta ano criar uma pasta com nome OFÍCIOS, dentro dessa pasta abrir outra pasta com nomes RECEBIDOS e ENVIADOS. Na pasta recebidos os arquivos podem ser salvos pelo número do ofício e em seguida identificado o assunto ou quem enviou. 

Ex: 

OF 10 - FEAPAES - convite reunião OU 

Ofício nº 10 FEPAES - convite 

Essa padronização facilita a localização do documento quando da necessidade de busca Para os ofícios emitidos a dica é padronizar utilizando o número do ofício e palavra chave do conteúdo.

 Ex: 

Ofício nº 10_2019 - caixa prestação de contas 

Ofício nº 11_2019 - pedido de evento 

Ofício Circular nº 01_2019 - APAES convite reunião 

Aqui qualquer espaçamento ou alteração de letra fará com que a numeração não seja sequencial. 

Anexo um modelo padrão que pode ser utilizado para elaboração de ofício. 

 

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